Zurück zur Übersicht 6. Oktober 2026

Neue Pflicht: Digitale Entgelt- bzw. Personalakte

Die Digitalisierung der Personalverwaltung ist längst mehr als ein Effizienzthema. Mit den kommenden gesetzlichen Anforderungen wird die digitale Führung von personenbezogenen Entgeltunterlagen für Unternehmen zur verbindlichen Aufgabe.

Arbeitgebende sind künftig verpflichtet, sämtliche Entgeltunterlagen sowie die Beitragsabrechnungen in elektronischer Form vorzuhalten. Diese Verpflichtung ist zum 1. Januar 2022 in Kraft getreten.
Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Arbeitgebende von der Pflicht zur elektronischen Führung dieser Unterlagen befreien lassen. Voraussetzung hierfür war ein formloser Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger. Die Befreiungsmöglichkeit entsprach dabei der Regelung zur Befreiung von der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).

Art und Umfang der elektronischen Speicherung, die zu verwendenden Datensätze sowie die weiteren Verfahrensregelungen für Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für Beitragsabrechnungen nach § 9 BVV werden von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in gemeinsamen Grundsätzen festgelegt.

Darüber hinaus müssen die gespeicherten Daten im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung jederzeit unverzüglich bereitgestellt werden können.
Für Geschäftsführungen und HR-Verantwortliche stellt sich daher die Frage: Welche Unterlagen müssen digital vorgehalten werden? Und wie lassen sich gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und effiziente Personalprozesse miteinander verbinden.

In einem kostenfreien Info-Webinar haben wir unsere Mitglieder über die kommenden Neuerungen informiert. Wer nicht dabei sein konnte, kann sich gerne an uns wenden, um die Aufzeichnung sowie die Seminarunterlagen anzufordern.